Kontoutdraget är företagets informationskälla för bokföraren och företagaren

Kontoutdraget är ett verifikat för bokföringen som innehåller transaktionerna på kontot och en specifikation över de månatliga serviceavgifterna. Kontoutdragen kan ha olika format och du kan välja formatet enligt användningsändamålet. Ett elektroniskt kontoutdrag betyder att kontoutdraget är digitalt och det finns att få i två format. Tito är formatet som Finanssiala fastställt och är avsett för internt bruk för banker i Finland medan kontoutdrag i XML-format är förenliga med internationella standarder. 

”Vilket format du ska välja för det elektroniska kontoutdraget beror på systemet du använder, alltså om du vill hämta det elektroniska kontoutdraget i nätbanken eller från ett ekonomiförvaltningssystem*. På Nordea öppnar vi elektroniska kontoutdrag för kunder i det format som hen önskar”, berättar Tuomo Kurunsaari som arbetar som betalningsrörelsecoach på Nordea. 

Du kan hämta elektroniska kontoutdrag i nätbanken Nordea Business eller ett ekonomiförvaltningsprogram genast då det bildats. Du kan välja om det elektroniska kontoutdraget ska bildas en gång i månaden, veckan, dagen eller två gånger i månaden. Det sista alternativet är det ovanligaste. Du gör klokt i att välja perioden för utdraget utifrån hur många transaktioner det förekommer på kontot under en månad. 

”Om transaktionsvolymerna är små räcker det med ett utdrag varje månad. Om det finns många transaktioner är det mer praktiskt med en kortare period för kontoutdragen eftersom bokförarna ofta vill följa upp kontotransaktionerna i realtid”, säger Tuomo. 

De elektroniska kontoutdragen förvaras i nätbanken Nordea Business eller ekonomiförvaltningsprogrammet i 18 månader. Det lönar sig ändå att spara kontoutdragen på datorn eller i ett usb-minne eftersom bokföringslagen förpliktar företagen att spara bokföringsmaterial i fem år. Ibland kan det hända att man måste leta upp gamla kontotransaktioner och blir tvungen att beställa kontoutdrag på nytt från banken. Banken skickar separat beställda kontoutdrag per post och leveranstiden för dem är ungefär 14 dagar.

Det finns många sätt att skicka kontoutdrag till bokförare. Som företagare kan du besluta hur automatiserad du vill göra leveransen av kontoutdragen. Nu för tiden är det vanligast att skicka kontoutdragen elektroniskt. Leveranssätten kan vara bankens egen Web Services-förbindelse (WS), ett usb-minne, krypterad e-post eller ett ekonomiförvaltningsprogram. 

Web Services-förbindelsen är avsedd för förmedling av betalningsrörelsematerial mellan ditt företag och banken. Genom WS-förbindelsen som du skapat med banken kan kontoutdragen skickas automatiskt enligt överenskomna perioder. WS-förbindelsen är det enklaste sättet för företagaren eftersom kontoutdragen då går automatiskt till bokföraren och du inte behöver komma ihåg att skicka dem separat. Du får mer information om WS-förbindelsen och kan öppna en ny förbindelse i vår kundtjänst.

”Om du förvarar kontoutdrag exempelvis på datorn eller i ett usb-minne har du enkel tillgång till kontoutdrag för en längre period om du behöver dem senare. Även om en bokförare skulle sköta företagets bokföring gör företagaren klokt i att kontrollera kontotransaktionerna för varje period och kolla att de stämmer överens med företagets verksamhet. Om man upptäcker något avvikande på kontoutdraget är det lättare att reda ut saken genast”, tipsar Tuomo.

Att sköta bokföringen kräver tid och kunnande. Om du eller en person som arbetar i företaget har det kunnande som behövs eller företagets verksamhet inte är särskilt omfattande kan också företagaren själv eller en anställd sköta bokföringen. 

”Ofta kan det ändå vara förnuftigare att låta ett proffs sköta bokföringen för att du ska ha tid till att leda företaget. Som företagare kan du då fokusera fullt ut på företagets verksamhet”, säger Tuomo.